Tietosuojaseloste

Jotta voimme toteuttaa Järjestödigi-kartoituksen keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien. Olemme sitoutuneita käsittelemään henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten jäljempänä luetellut yhteisrekisterinpitäjät keräävät ja käsittelevät henkilötietoja yhteiseen rekisteriin yhteisiä tarkoituksia varten.

Jokaisella tässä tietosuojaselosteessa luetellulla rekisterinpitäjällä saattaa olla myös muita henkilörekistereitä, joita he ylläpitävät omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti. Voit tutustua näihin tietosuojaselosteisiin:

Vitec Avoine Oy
Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaselosta
TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
https://tieke.fi/tieke/rekisteri-ja-tietosuojaseloste/
Viestintä-Piritta Oy
Viestintä-Piritta Oy:n tietosuojaseloste

Toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta, joten pyydämme sinua tutustumaan tähän aika ajoin. Lähtökohtaisesti seloste päivitetään tarvittaessa vuosittain Järjestödigi-kartoituksen toteutuksen yhteydessä.

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia yhteisiä käyttötarkoituksia ovat:

Kyselyn ja tulosraportin lähettäminen sekä muu ajankohtaisviestintä kyselyyn liittyen.
Kyselyyn vastanneiden kesken toteutettavaan arvontaan osallistuneiden henkilöiden tavoittaminen palkintojen jakamiseksi.
Kartoituksen laatiminen ja henkilötietoja sisältävät lainaukset niiltä osin, kun rekisteröity on antanut tähän erikseen luvan.
Markkinointi ja asiakasviestintä yhteisrekisterinpitäjien toimesta, mikäli rekisteröity on antanut erikseen tähän luvan.
Mahdollisten sopimusten ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. väärinkäytöstilanteissa).
Tutkimuskäyttö (kolmansille osapuolille henkilötietoja ei näissä tilanteissa luovuteta, vaan tiedot anonymisoidaan ennen luovutusta)
Raportin latausoikeus annettujen henkilötietojen perusteella

Järjestödigi-kartoituksen toteutuksessa käytettävään kyselyyn on mahdollista vastata jättämättä yhteystietoja. Kyselyyn vastaajat voivat erikseen valita antavatko kyselyn yhteydessä seuraavat henkilötietonsa, jotka tallennetaan tähän rekisteriin:

Etu- ja sukunimi
Sähköpostiosoite
Taustajärjestö

Järjestödigi-kartoituksen kyselyyn on mahdollista vastata jättämättä tarkkoja henkilötietoja. Kyselytyökalu kerää kuitenkin automaattisesti kyselyyn vastaajista lokitietoja, jotka joissakin tilanteissa rinnastuvat henkilötietoihin.

Lisäksi kyselyn toteutuksessa käytetty taustajärjestelmä kerää teknisiä käyttö- ja lokitietoja, jotka joissakin tilanteissa voidaan rinnastaa henkilötietoihin. Käyttö- ja lokitietoja ei käytetä tunnistustarkoituksiin, ellei viranomaistaho erikseen tätä yhteisrekisterinpitäjiltä edellytä (esim. mahdolliset väärinkäyttötilanteet).
Kaikki vastaajia koskevat tiedot kerätään kyselyyn vastaamisen yhteydessä.

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät rekisterinpitäjien henkilöstöön kuuluvat henkilöt tämän tietosuojaselosteen mukaisia tehtäviä suorittaessaan.

Kyselytyökalun toimittavan alihankkijan osalta henkilötietojen käsittely tapahtuu kyselytyökalusta vastaavan rekisterinpitäjän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisteristä voidaan luovuttaa nimi- ja osoitetietoja suoramarkkinointitarkoituksia varten tässä tietosuojaselosteessa kuvatuille rekisterinpitäjille lain sallimissa rajoissa, mikäli rekisteröity on
tähän erikseen antanut luvan. Luovutustilanteessa henkilötietojen käsittely tapahtuu rekisterinpitäjien asiakas- ja markkinoitirekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä selosteessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, tai siirto tapahtuu tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä hyväksyttyjä siirtomekanismeja käyttäen. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla.

Kartoitukseen vastanneiden henkilötietoja säilytetään kartoituksen toteutusvuotta seuraavan vuoden toukokuun alkuun asti.

Järjestödigin henkilötietorekisteriin viestinnän vastaanottamistarkoituksessa annettuja henkilötietoja säilytetään niin pitkään kun yhteystiedot toimivat tai kunnes rekisteröity ilmaisee halunsa poistua rekisteristä.

Mikäli henkilötietoja on luovutettu rekisteröidyn antaman erillisen luvan mukaisesti rekisterinpitäjien markkinointi- ja asiakasrekistereihin tämän selosteen mukaisesti, sovelletaan näiden tietojen osalta kunkin rekisterinpitäjän markkinointi- ja asiakasrekisterin tietojen käsittelyn periaatteita.

Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt.

Tutkimustarkoituksiin kolmansille luovutetut vastaustiedot on aina anonymisoitu siten, että sen mukana ei koskaan toimiteta henkilötietoja.

Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus saada tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu sekä miten näitä on käsitelty. Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteeseen:
Vitec Avoine Oy, Mikko Kauttu, Opastinsilta 8 E 00520 Helsinki

Tarkastuspyyntöön tulee liittää rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, taustaorganisaatio sekä postiosoite.

Tietojen päivittäminen
Järjestödigi-kartoitusta varten muodostuvan rekisterin lyhytaikaisesta luonteesta johtuen henkilötietoja ei ole tarvetta päivittää. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen päivittämistä tarvittaessa.

Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@avoine.fi

Tiedon oikaisu
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Oikeus saada tiedot siirretyiksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada kyselyyn antamansa vastaukset sähköisesti luettavassa muodossa.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, ellei tähän vastaaja erikseen anna lupaa.

Mikäli rekisteröity on antanut luvan henkilötietojensa luovuttamiseen rekisterinpitäjien markkinointirekistereihin ja haluaa myöhemmin kieltää suoramarkkinoinnin, tulee tästä olla erikseen yhteydessä yhteisrekisterinpitäjiin ja kieltoa toteutetaan kunkin rekisterinpitäjän asiakas- ja markkinointirekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti.

Tietosuojaseloste

Suojaamme yksityisyyttäsi

Yhteisrekisterinpitäjät yhteystietoineen

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Rekisterin nimi

Miten henkilötietoja käytetään?

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Mitä henkilötietoja kerätään?

Henkilötietoja käsittelevät tahot ja henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

Miten henkilötiedot turvataan ja suojataan?

Millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi?

Tietosuojaselosteen päivittäminen